Archivi digitali: il modo moderno per conservare i documenti aziendali

La conservazione di importanti documenti aziendali è un aspetto fondamentale per ogni azienda: non solo per la certezza del diritto, ma anche per la tracciabilità delle transazioni commerciali. In questo articolo ti spieghiamo quali documenti devono essere conservati in Svizzera e come gli archivi digitali possono aiutarti in tal senso.

In Svizzera è necessario conservare alcuni documenti aziendali per un periodo di dieci anni. Fra questi vi sono:

• libri contabili, insieme a conti e giornali
• contabilità salariale
• contabilità debitori e creditori
• scorte di merci e servizi non fatturati
• documenti contabili interni ed esterni
• fatture
• corrispondenza commerciale
• contratti

Questi documenti possono essere archiviati in forma digitale. Un’eccezione è rappresentata dal conto annuale (bilancio, conto economico e nota integrativa), che deve essere ancora disponibile in formato cartaceo e firmato dopo dieci anni.

Digitalizzazione per la conservazione tramite l’eArchive di ePost

Grazie a moderne soluzioni tecnologiche, come l’eArchive di ePost, ora puoi adempiere all’obbligo di conservazione anche in modo digitale e al contempo conforme alla legge. Questo sistema di gestione dei documenti (DMS) è più sicuro di una soluzione cloud tradizionale e soddisfa tutte le direttive dell’Ordinanza sui libri di commercio (Olc). L’archivio digitale ti permette di risparmiare spazio, tempo e denaro, mantenendo contemporaneamente una visione d’insieme dei tuoi documenti aziendali.

Gli archivi digitali sono sicuri?

Sì, sono più sicuri degli archivi tradizionali. Per quanto riguarda i documenti fisici c’è sempre il rischio di furto e di danni causati da incendi o acqua. Anche le stampanti possono rappresentare un rischio per la sicurezza, poiché spesso non sono sufficientemente protette dagli attacchi degli hacker. Gli archivi digitali eliminano questi pericoli e offrono anche funzionalità di sicurezza aggiuntive, tra cui la registrazione di tutti i processi e la garanzia che i documenti non possano essere alterati. Inoltre, tali archivi soddisfano tutti i requisiti legali ai sensi dell’Olc.

I vantaggi di un archivio digitale

• Accesso rapido: è possibile trovare i documenti desiderati in pochi secondi grazie a una ricerca a testo integrale.
• Sicurezza e tracciabilità: tutte le azioni nel sistema sono registrate e possono quindi essere tracciate. L’inalterabilità dei documenti è garantita da un timbro temporale.
• Diritti di accesso individuali: puoi decidere in modo autonomo chi ha accesso a quali documenti.
• Conformità giuridica: gli archivi digitali soddisfano tutti i requisiti legali, Olc compresa.

L’obbligo di conservare i documenti aziendali importanti deve essere preso sul serio. Ma servendoti di soluzioni digitali appropriate, questo processo non è né complesso né dispendioso in termini di tempo. Inoltre, la digitalizzazione degli archivi porta anche la sostenibilità in ufficio, contribuendo alla tutela dell’ambiente. Guardando al futuro, la digitalizzazione dei processi aziendali, compresa l’archiviazione dei documenti, è diventata una componente indispensabile.