eArchive: come fare per digitalizzare l'archivio della Sua azienda

I Suoi uffici o il Suo seminterrato sono pieni di schedari traboccanti che deve conservare per il periodo di conservazione dei documenti di 10 anni previsto dalla legge?

Abbiamo LA soluzione che fa per Lei: eArchive di ePost. Secondo le direttive dell'Ordinanza sui libri di commercio (Olc), da circa un anno è anche possibile archiviare i Suoi documenti in formato elettronico, a condizione che l'archivio digitale soddisfi tutti i requisiti di legge. Il nostro eArchive Le permette finalmente di dire addio agli schedari stracolmi: i Suoi libri contabili, fatture, ricevute e altri documenti importanti sono archiviati in forma digitale a prova di revisione e conformemente alla legge.

Che cos'è esattamente un archivio digitale?

Un archivio digitale funziona in modo simile a una soluzione cloud e consente di archiviare documenti in formato elettronico: indipendentemente dal fatto che si tratti di documenti in formato digitale, come ad es. e-mail o fatture QR, oppure di documenti fisici scansionati. La differenza fondamentale tra le due soluzioni di archiviazione è che gli archivi digitali devono soddisfare requisiti rigorosi ai sensi dell’articolo 9 dell’Olc, per garantire che i documenti non possano essere modificati. Il nostro eArchive soddisfa tutti i requisiti citati in questo articolo, mentre ePost garantisce che un documento originale sia effettivamente conservato nella sua forma originale. Ogni modifica viene registrata sotto forma di nuovo file mediante un timbro temporale e la registrazione di tutti i processi. Ciò garantisce un'archiviazione assolutamente conforme alla legge e a prova di revisione delle Sue fatture, ricevute e altri documenti aziendali.

Solo il conto annuale, composto da bilancio, conto economico e nota integrativa, deve essere sempre conservato in forma fisica scritta e firmata, oltre che in forma digitale.

Quali sono i vantaggi dell'archiviazione elettronica?

Molte aziende sono riluttanti a digitalizzare il proprio archivio per timore di costi elevati o di uno sforzo eccessivo. Tuttavia, il passaggio è sorprendentemente semplice ed economico. Soprattutto, però, l'archivio digitale rende i processi di lavoro più sicuri ed efficienti.

• Archiviazione conforme alla legge e a prova di revisione: la contabilità elettronica è conforme a tutti i requisiti di legge.
• Sicurezza: anche in caso di danni causati dall'acqua o incendi in ufficio, i Suoi dati archiviati digitalmente sono al sicuro. Sono anche protetti dagli attacchi degli hacker e può assegnare diritti di accesso individuali.
• Minimo ingombro: l'archivio digitale sostituisce l'ingombrante schedario nel Suo ufficio.
• Risparmio di tempo: anziché sfogliare con tedio dei faldoni, è possibile trovare i dati in pochi secondi grazie a una semplice ricerca a testo integrale e ai sistemi di tag e cartelle.
• Indipendenza dalla posizione: può accedere ai Suoi documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
• Risparmio sui costi: la stampa dei documenti e l'affitto di spazi per gli schedari sono costosi. Entrambi diventano superflui grazie all'archivio digitale.
• Attualità: le versioni dei documenti sono sempre aggiornate.
• Lavoro più efficiente: i documenti importanti sono a portata di mano, così come i giustificativi necessari per il Suo bilancio annuale.
• Rispetto dell’ambiente: evitando le montagne di carta, contribuisce alla protezione dell'ambiente.

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Queste informazioni provengono da KLARA Business AG.