Archives numériques: la méthode moderne pour conserver les documents commerciaux

La conservation des documents commerciaux importants est un paramètre fondamental dans chaque entreprise. Non seulement pour la sécurité juridique, mais aussi pour la traçabilité des transactions commerciales. Dans cet article, nous expliquons quels documents doivent être conservés en Suisse et comment les archives numériques peuvent alors apporter un concours utile.

En Suisse, tu dois conserver certains documents commerciaux pendant une période de dix ans. Ces documents incluent:

• Livres comptables, comptes et journaux
• Comptabilité des salaires
• Comptabilité des débiteurs et des créanciers
• Stocks de marchandises et prestations non facturées
• Justificatifs comptables internes et externes
• Factures
• Correspondances commerciales
• Contrats

Ces documents peuvent être archivés sous forme numérique. Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) font exception. Ils doivent en effet être encore disponibles après dix ans, sous forme physique et signés.

Numérisation des documents conservés – avec ePost eArchive

Grâce aux solutions technologiques modernes telles qu’ePost eArchive, tu peux aussi satisfaire à l’obligation de conservation de façon numérique tout en restant en conformité avec la loi. Ce système de gestion de documents (DMS) est plus sécurisé qu’une solution de cloud classique et respecte l’ensemble des exigences de l’Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de compte (Olico). Grâce à l’armoire à dossiers numérique, tu gagnes de la place et du temps et tu fais des économies tout en gardant une vue d’ensemble de tes documents commerciaux.

Les archives numériques sont-elles sécurisées?

Oui, et elles sont même plus sûres que les archives classiques. Dans le cas de documents physiques, il y a toujours le risque de vol et de dommages dus au feu ou à l’eau. Les imprimantes aussi peuvent présenter un risque de sécurité car souvent, elles ne sont pas suffisamment protégées contre les attaques de hackers. Les archives numériques éliminent ces dangers tout en offrant des fonctions de sécurité supplémentaires, notamment le protocole de toutes les actions et la garantie de l’impossibilité de modifier les documents. Par ailleurs, elles satisfont à toutes les exigences légales de l’Olico.

Les avantages d’un archivage numérique

• Accès plus rapide: grâce à la recherche plein texte, tu retrouves les documents dont tu as besoin en quelques secondes.
• Sécurité et traçabilité: toutes les actions dans le système font l’objet d’un protocole et peuvent donc être suivies. Le caractère non modifiable de vos documents est garanti par un horodatage.
• Droits d’accès individuels: tu détermines toi-même qui aura accès et à quels documents.
• Conformité à la loi: les archives numériques répondent à toutes les exigences légales, y compris à l’Olico.

L’obligation de conservation des documents commerciaux importants doit être prise au sérieux. Mais grâce aux solutions numériques appropriées, cette procédure n’est ni compliquée ni chronophage. En outre, la numérisation des archives apporte du développement durable au bureau et une contribution à la protection de l’environnement. Si l’on jette un regard sur l’avenir, la numérisation des processus commerciaux, y compris celle de la conservation de documents, est désormais incontournable.