Wenn der physische Brief digital wird: Der ePost Scanning Service

Hast du genug von Papierbergen in deinem Briefkasten? Mit dem Scanning Service von ePost kannst du deine Post bequem elektronisch empfangen. Rund 5000 Privatpersonen und 1500 Geschäftskunden nutzen bereits die ePost-App, darunter auch Gemeinden und Verwaltungen. Doch wie wird ein klassischer Brief im Couvert zum digitalen Dokument? Und wie geht zusammen mit dem Briefgeheimnis? Die Antworten erhältst du in diesem Artikel.  

Der Transformationsprozess findet in einem unscheinbaren Gebäude in Urdorf statt. Hier, inmitten von typischer Büroatmosphäre, arbeiten fünf junge Mitarbeitende fokussiert an der Digitalisierung tausender Briefe. Das Briefgeheimnis hat auch im digitalen Raum höchste Priorität. «Wir sorgen dafür, dass jeder Brief seinen Bestimmungsort sicher und zuverlässig erreicht – genau wie bei der Pöstlerin auf der Zustelltour», sagt Paulina Walpen, Sales- und Marketing-Spezialistin des Scancenters. 

Teamarbeit: Mensch und Maschine in Aktion 

Meldet sich eine Person für den Scanning Service an, werden alle maschinell lesbaren Briefe an das Scancenter in Urdorf umgeleitet. Mit rund 100'000 verarbeiteten Dokumenten im Monat hat das Center sogar eine eigene Postleitzahl. Jeder Brief wird maschinell geöffnet und von einem High-Tech-Scanner eingelesen. Innerhalb weniger Millisekunden scannt das Gerät Vorder- und Rückseite und versieht den Brief mit einem Code. Dadurch ist jede Sendung eindeutig identifizierbar und kann dem richtigen Empfänger zugeordnet werden. Eine Mitarbeiterin überprüft die Adressdaten und gibt die Sendung frei. Sollte das System den Empfänger nicht finden, wird dies manuell korrigiert. Sobald der Brief digitalisiert und die Empfängeradresse 

korrekt zugeordnet ist, werden die Daten verschlüsselt über die ePost-App an das Konto des Empfängers gesendet. Der ursprüngliche physische Brief wird digital, verschlüsselt und sicher an die Empfängerin versendet. Das Briefgeheimnis bleibt jederzeit gewahrt. 

Besondere Couverts? Kein Problem! 

Manchmal gibt es jedoch besondere Briefe: Hochzeitsfotos, handgebastelte Einladungen oder der Schoggitaler vom Grosi. Wenn der Inhalt nicht gescannt werden kann, wird die Sendung automatisch an deinen physischen Briefkasten weitergeleitet. Ohnehin gilt für alle Briefsendungen grundsätzlich: Möchtest du einen Brief zusätzlich im Original erhalten, kannst du diesen ganz einfach online bestellen. 

Der digitale Briefkasten von morgen 

In der Schweiz erhält jede Privatperson jährlich circa 200 adressierte Briefe und über 10'000 E-Mails – beide Zahlen steigen stetig. Deshalb passt die Post ihre Dienstleistungen kontinuierlich an die veränderten Bedürfnisse ihrer Kund:innen an. Auch Gemeinden, Versicherungen und Banken setzen vermehrt auf die sichere digitale Übermittlung ihrer Korrespondenz. Der Bundesrat unterstützt diese Entwicklung, indem er sich im Zusammenhang der Anpassung des Post-Grundversorgungsauftrages dafür ausspricht, dass der digitale Brief ab 2026 Teil der postalischen Dienstleistungen wird. Mit der ePost-Kommunikationsplattform hat die Post eine Lösung geschaffen, die höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht wird. Egal ob physisch oder digital: Die Post stellt alle Sendungen sicher zu – auf dem Kanal, den die Kund:innen wünschen. 

Vorteile des Scanning Services

• Sichere Zustellung: Digitalisierte Post wird verschlüsselt übertragen 

• Komfort und Übersicht: Verwalte deine digitale Post einfach und schnell über die ePost-App 

• Flexibilität: Bestelle Originaldokumente bei Bedarf mit einem Klick 

• Für alle: Geeignet für Privatpersonen und Unternehmen 

• Zukunftsorientiert: Integriert in die zukünftigen postalischen Dienstleistungen ab 202