La numérisation demeure un sujet central pour nombre d’entreprises et d’institutions publiques. La commune de Binningen est un exemple parlant qui montre comment cela est mis en pratique. Ici, ePost permet un quotidien administratif plus efficace et un contact entre la population et la commune qui ne dépend ni de lieux ni d’horaires.
À Binningen (BL), deux employés de l’administration communale étaient chargés jusqu’à présent d’aller chercher tous les matins le courrier à l’aide d’un «chariot postal» (chariot à main). Ce courrier devait ensuite être trié, ouvert, tamponné et réacheminé vers les différents départements. Un processus chronophage qui se trouve radicalement changé avec l’utilisation d’ePost.
Du courrier papier à l’efficacité numérique
Avec la mise en œuvre de la plateforme ePost, tous les documents papier réceptionnés sont désormais numérisés dans un centre de scannage sécurisé. Le logiciel automatisé reconnaît immédiatement le département destinataire et transfère les documents dans la boîte aux lettres numérique concernée. Cette procédure modernisée fait gagner du temps tout en permettant une numérisation de bout en bout de l’ensemble de la correspondance.
Employé·e·s et concitoyen·ne·s en profitent de la même manière
Pour l’administration de Binningen, ePost apporte une solution flexible: les documents peuvent être envoyés aussi bien au format numérique qu’en version papier, selon les préférences des citoyennes et des citoyens. La réception numérique est automatiquement reconnue et, seulement si nécessaire, les documents sont imprimés de façon classique et envoyés par voie postale. Ceci apporte de la transparence, mais fait aussi gagner énormément de temps et de flexibilité dans les tâches administratives quotidiennes.
Sécurité et confidentialité
Dans le secteur public, les exigences en matière de protection des données et de confidentialité sont particulièrement élevées. À Binningen, le choix s’est donc porté de façon réfléchie sur La Poste Suisse en tant que partenaire. «La Poste Suisse garantit le respect du secret de la correspondance, aussi bien en version papier qu’au format numérique. Pour nous en tant qu’institution de droit public, c’était une condition cadre impérative et, en termes de communication avec la population, un allègement énorme», déclare Christian Häfelfinger, directeur administratif de l’administration communale de Binningen.
Pour la commune de Binningen, la numérisation du courrier ne constitue que la première étape dans la mise en place d’un portail citoyens numérique complet. L’objectif est d’organiser les contacts entre citoyennes, citoyens et administrations de la façon la plus simple et la plus agréable possible. Les employé·e·s profitent de processus plus rapides et peuvent aussi travailler indépendamment du lieu grâce aux signatures et aux documents numériques. Une approche innovante qui pourrait également intéresser d’autres institutions ainsi que des entreprises du secteur privé. Dans cet article, nous avons listé toutes les autres fonctions d’ePost qui optimisent votre quotidien professionnel.
En conclusion
La commune de Binningen montre l’exemple: avec la solution ePost, elle optimise ses processus administratifs, gagne du temps et accroît autant la satisfaction de ses personnels que de ses concitoyennes et concitoyens. Un modèle qui pourrait présenter un intérêt également pour votre entreprise. Vous en saurez plus ici.