Questions fréquemment posées
Trouvez ici les réponses aux questions que vous vous posez au sujet d'ePost.
Généralités
L’application ePost est une boîte aux lettres numérique au format de poche qui vous permet de recevoir votre courrier papier sous forme numérique directement dans l’application. De plus, vous pouvez y enregistrer et scanner des documents, et payer directement vos factures à leur réception, et ce en toute sécurité et en toute simplicité, rapidement et où que vous soyez.
ePost pour les particuliers est une application mobile. Elle fonctionne sur iPhone avec iOS version 14.5 ainsi que sur les smartphones à partir d’Android 8 ou d’une version plus récente.
Quelques fonctions sont également utilisables sur le desktop, l'iPad ou le tablet via le client web. D'autres suivront.
La clientèle privée et la clientèle commerciale ont des besoins différents en matière de courrier. C’est pourquoi il existe deux offres séparées. ePost pour les particuliers a été conçue comme une application mobile pour smartphone alors qu’ePost pour les PME est une solution web.
Le courrier entrant numérisé, le scanner de documents et la solution intelligente d’archivage sont totalement gratuits.
La Poste et KLARA Business SA, une entreprise de logiciels lucernoise qui est une entreprise de la Poste depuis octobre 2020.
De l’inscription au login
Vous pouvez utiliser les logins suivants également dans ePost:
- Votre login client de la Poste, dont Swiss ID si vous utilisez déjà celui-ci
- Votre login KLARA
Ou alors, vous pouvez créer un nouveau login avec Swiss ID.
Veuillez vérifier si vous avez correctement saisi votre numéro de mobile ainsi que l’indicateur suisse (+41), puis réessayez.
Configurer correctement mon profil
Oui. Vous pouvez modifier votre adresse ainsi que d’autres données de votre profil ultérieurement. Veuillez toutefois noter que ces modifications désactivent la réception numérique, notamment le service de scannage d’ePost, pour des raisons de sécurité. Vous devez à nouveau vérifier la saisie de votre adresse. Un nouveau code d’authentification est envoyé à votre adresse physique par poste. Vous devez le saisir et le confirmer. Le service sera alors à nouveau activé.
Vous avez besoin d’une adresse postale suisse active, c’est-à-dire là où vous recevez vos envois physiquement.
Ne sont pas acceptées: les saisies d’une adresse c/o, les cases postales et les adresses à l’étranger.
Ces informations ne sont pas des champs obligatoires dans votre profil. Toutefois, pour certains expéditeurs, tels que les autorités ou les assurances, elles sont requises pour communiquer avec vous via ePost.
Vos données privées sont sécurisées en tout temps et les tiers n’y ont pas accès, car elles sont chiffrées, même pour nous.
Dans l'application ePost, vous pouvez ajouter une adresse e-mail supplémentaire dans votre profil sous « Données personnelles ». Une fois que vous avez enregistré votre adresse e-mail supplémentaire, un bouton « Vérifier l'adresse e-mail » apparaît. Si vous cliquez sur ce bouton, un e-mail contenant un lien de vérification sera envoyé à la nouvelle adresse e-mail supplémentaire. Cliquez sur le lien de vérification dans cet e-mail. Votre adresse e-mail supplémentaire sera alors vérifiée.
Boîte de réception ePost
Rien. L’application est configurée de sorte à ce que vous receviez du courrier au format numérique de la part d’expéditeurs utilisant ePost.
ePost en est encore à ses premiers pas, et le nombre d’expéditeurs qui envoient du courrier numérique est (encore) limité.
Si une entreprise utilise ePost, qu’elle vous a déjà envoyé du courrier mais que vous n’avez rien reçu, veuillez vérifier si vous avez activé les expéditeurs dans votre profil. Ou avez-vous apporté des modifications à votre adresse ou à votre profil? Sans nouvelle vérification, l’envoi numérique est suspendu pour des raisons de sécurité. Vous pouvez toutefois rectifier cela vous-même dans votre profil en tout temps.
Actuellement, vous pouvez recevoir du courrier numérique dans l’application ePost de la part des expéditeurs suivants:
- la Vaudoise
- la Mobilière
- le Service des contributions du canton de Lucerne
- la Fédération des Entreprises Romandes (FER);
- Canton de Berne
D’autres expéditeurs viendront compléter la liste.
Si vous souhaitez recevoir aujourd’hui déjà la majeure partie de votre courrier papier au format numérique, vous pouvez numériser vous-même des lettres avec le scanner ePost ou vous abonner au service de scannage d’ePost payant sur app.epost.ch. En savoir plus sur le service de scannage.
Vous pouvez archiver le courrier directement dans ePost ou supprimer celui que vous ne souhaitez pas conserver.
S’il s’agit d’une facture et que vous avez un compte au Credit Suisse, vous pouvez directement en ordonner le paiement dans ePost.
Non. L’activation des expéditeurs s’applique à tous les expéditeurs d’ePost. Il n’est pas encore possible de laisser de côté certains expéditeurs; cette fonction suivra.
Non. L’activation des expéditeurs est automatique si elle est configurée sur vert et confirmée dans votre profil.
Vous recevez une notification push sur votre smartphone si vous l’avez autorisée. Une notification par e-mail sera prochainement disponible.
Archive des documents ePost
Créer ses propres dossiers est très simple. Ouvrez votre «archive» dans la page de démarrage. Vous pouvez créer vos propres dossiers dans le dossier privé. Dans le dossier entreprise, les entreprises proposent des dossiers que vous pouvez utiliser pour l’archivage.
Oui. C’est possible. Veuillez noter que si vous supprimez un document de votre dossier privé, il sera également supprimé du dossier entreprise.
Non. Ces dossiers sont proposés par les entreprises et ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
Oui, vous pouvez envoyer des documents PDF à votre application ePost en utilisant la fonction de partage. Ils apparaissent ensuite dans votre dossier privé, où vous pouvez les archiver dans le dossier de votre choix.
Ouvrez votre archive et saisissez un mot-clé dans le champ de recherche. Le système vous montre tous les documents associés à votre recherche.
Nous pensons qu’il est plus simple d’archiver son courrier directement là où il arrive, sans devoir passer à une autre application.
Recevoir un courrier et l’archiver directement en un ou deux clics, recevoir une facture, la payer directement et l’archiver tout de suite: tout s’effectue selon un flux simple et immédiat, tel est l’avantage d’ePost.
Scanner de documents ePost
Sélectionnez «scanner» sur la page d’accueil de l’application. La caméra s’ouvre. Vous pouvez scanner le document en cliquant sur le cercle jaune. Vous pouvez optimiser l’image à l’aide de la fonction de traitement de l’image, la confirmer et la ranger dans le dossier ou, s’il s’agit d’une facture, la régler directement.
Tout ce que vous pouvez également faire avec le courrier que vous avez reçu directement par voie numérique: archiver, ordonner le paiement, etc.
Oui, une fois dans ePost, le système ne fait aucune distinction entre un document scanné ou reçu directement par voie numérique.
Fonction de paiement ePost
Actuellement, avec un compte solvable auprès de Credit Suisse, de CSX, de Hypothkarbank Lenzburg, de Banque Migros, de Postfinance, de l'UBS, de Valiant et de Zürcher Kantonalbank. D’autres banques suivront.
Lorsque vous ouvrez une facture dans ePost, l’option «Payer» s’affiche. Cliquez dessus. Vous pouvez ensuite connecter un compte existant ou un nouveau compte. L’ouverture d’un nouveau compte est également possible.
Non. Cette option n’est pas encore disponible.
Nous pensons qu’il est plus simple de payer ses factures directement de là où elles arrivent, sans devoir basculer vers l’e-banking. Vous pouvez aussi les archiver au même endroit.
Tout s’effectue selon un flux simple et immédiat, tel est l’avantage d’ePost.
Service de scannage pour les particuliers
Il est intéressant pour ceux qui préfèrent recevoir la majeure partie de leur courrier papier par voie numérique (et non plus dans leur boîte aux lettres physique). Toutefois, comme les envois ne sont pas tous scannés en intégralité, vous devez continuer à relever de temps en temps votre boîte aux lettres.
Par conséquent, nous ne recommandons pas le service pour les séjours à l’étranger de longue durée.
Les adresses qui ne sont pas lisibles par machine (écrites à la main, décalées dans la fenêtre d’adresse, etc.).
Tous les contenus de courrier qui ne sont pas en papier, tels que les cartes SIM, les CD, les clés USB, les cartes en plastique, les pièces d’identité, les badges, etc., ne peuvent pas être scannés.
De plus, les courriers contenant des codes NIP, de l’argent, des tickets, des bons pour le personnel, des chèques et dont le format est supérieur à A3 ou inférieur à A6 ne sont pas scannés. Et les colis.
S’il n’est pas possible ou autorisé de scanner le contenu d’un envoi, ce dernier est transmis physiquement au destinataire.
Vous pouvez vous abonner au service dans le Widget Store via app.epost.ch. Vous devez vous reconnecter à l’aide de vos données de login ePost.
Oui, plusieurs adresses peuvent être ajoutées au profil. Il doit s'agir d'adresses en Suisse. Comme pour la première adresse, un code de vérification est envoyé à cette adresse par courrier physique. Ce n'est que lorsque ce code est saisi dans le profil que cette adresse est également enregistrée et peut, si on le souhaite, aussi faire partie de l'abonnement au service de numérisation.
Non. Tous les courriers pourvus de votre adresse sont traités de la même manière.
ePost permet certes de scanner la majeure partie de votre courrier mais les colis ou les cartes de crédit continueront par exemple à être distribués dans la boîte aux lettres de votre domicile.
Si vous vous absentez pour une période prolongée, nous vous recommandons le «Butler Service» d’EDS. Ainsi, vous pourrez recevoir votre courrier également dans ePost.
Non, exclusivement sur ePost. Toutefois, vous pouvez exporter et transférer vos documents dans un e-mail via la fonction de partage.
Il est conservé pendant 25 jours dans le centre de scannage avant d’être détruit. Durant ce laps de temps, vous pouvez encore commander le courrier déjà scanné sous forme physique.
Oui, le secret des lettres est aussi garanti dans le service de scannage. Les normes de sécurité de la Poste s’appliquent également dans ce cas. En acceptant les CG, vous autorisez le centre de scannage à ouvrir le courrier pour le scanner.
Non. ePost est encore un service purement mobile et cela est également valable pour les services supplémentaires tels que le service de scannage.
Pendant le premier mois gratuit, vous pouvez résilier le service à tout moment, sans frais. Ensuite, vous pouvez le résilier pour la fin du mois suivant.
La résiliation s’effectue via le Widget Store (app.epost.ch). Vous pouvez y désactiver le service, ce qui équivaut à une résiliation. Le service est alors arrêté dans un délai de 2 à 3 jours. À partir de ce moment, le courrier est à nouveau envoyé physiquement à votre adresse postale (et non plus dans ePost).
Le courrier que vous avez déjà reçu dans ePost reste disponible dans l’application (pendant 25 jours à compter de la réception).
Le service est conçu pour les particuliers et coûte CHF 9,90 par mois. Pour les nouveaux abonnés, le premier mois est gratuit.
Le service comprend:
- la demande de réexpédition, qui transfère le courrier dans le centre de scannage;
- l’ouverture et le scannage du courrier;
- le transfert (dont les frais de port) du courrier vers l’adresse du domicile si ce courrier ne peut pas être scanné;
Le nombre d’envois par mois est en principe illimité. L’offre est toutefois conçue sur le principe d'usage loyal (conformément aux CG).
Si le volume d’envois moyen d’une personne diverge à plusieurs reprises de la moyenne habituelle, KLARA se réserve le droit de contacter l’utilisateur, de vérifier les envois et, le cas échéant, d’entreprendre les démarches appropriées.
Est-ce qu’ePost est une solution sûre?
Toutes les données et tous les documents qui vous concernent ou qui concernent vos clients comportent plusieurs niveaux de chiffrement et sont enregistrés en Suisse.
ePost respecte la norme de sécurité informatique et des données de la Poste.
- la vérification de votre personne comprend plusieurs étapes;
- l’authentification du login comprend deux étapes;
- vos documents sont chiffrés de sorte à ce que vous seul(e) puissiez les consulter et les lire;
- la communication au sein du système d’ePost est également chiffrée et vérifie les virus dans le courrier entrant, ce qui rend l’application plus sûre qu’une communication par e-mail. Vous pouvez ainsi ouvrir et traiter votre courrier sans hésitation;
- nous vérifions régulièrement si notre système comporte des failles en procédant à des tests de pénétration afin de pouvoir proposer un système sûr en permanence à notre clientèle.
Pour les anciens clients E-Post Office
Le service E-Post Office de la Poste et le service Abonnement avec scannage ont été suspendus à la fin du mois de juillet 2021.
Non, ePost est un nouveau service issu du partenariat entre la Poste et KLARA Business SA.
L’ancien E-Post Office a tiré sa révérence le 1er août.
Non, l’application ePost est un nouveau service pour smartphone qui permet la réception numérique du courrier, le scannage et l’archivage de documents dans l’application.
Il est également possible de s’abonner à un service de scannage payant. Ce dernier ne couvre toutefois pas toutes les prestations de l’ancien service Abonnement avec scannage de la Poste.