Use Case: Von Papierchaos zu digitaler Effizienz dank ePost

Die Heineken Switzerland AG hat den Rechnungsversand mit ePost optimiert. So gewinnt die Buchhaltung nicht nur wertvolle Zeit, sondern steigert auch die Effizienz. Zudem gelangen die Rechnungen dank des automatisierten Versands schneller und im gewünschten Format an die Empfänger:innen.

Die Heineken Switzerland AG steht vor einer stetig wachsenden Herausforderung: Jeden Monat müssen tausende Rechnungen an Gastronomiebetriebe in der Schweiz versendet werden. Mit einem Sortiment von über 5000 Getränken zählt die Tochtergesellschaft Stardrinks AG zu einem bedeutenden Akteur in der Branche – neben Heineken gehören Eichhof, Calanda oder Ittinger zu den Bestsellern. Allerdings verursachte die Lagerung von Briefpapier und der Einsatz einer alten Kuvertiermaschine Ineffizienzen im Rechnungsversand.

Maria de Lurdes da Costa Santos, Debitorenbuchhalterin bei Heineken, beschreibt ein weiteres Problem: «Die Verpackungsmaschine hatte immer wieder Störungen, die von einem Techniker behoben werden mussten. Das hat unseren monatlichen Rechnungsversand jeweils deutlich in die Länge gezogen.» Eine Lösung musste her.

Outsourcing mit ePost

Die Entscheidung, diesen Prozess auszulagern, fiel zugunsten von ePost, einem Spezialisten für digitale Postdienstleistungen. «Wir bieten unseren Kundinnen und Kunden einen vollständig automatisierten Prozess an», erläutert Silvestre Michoud, Senior Solutions Designer bei ePost. Die Rechnungen werden im PDF-Format übermittelt und die Software erkennt den bevorzugten Versandkanal der Empfänger:innen: Ob digital via E-Mail oder in Papierform – ePost sorgt dafür, dass die Rechnungen den gewünschten Weg nehmen. «Viele Gastrobetriebe wollen die Rechnungen nach wie vor auf Papier erhalten, damit sie eine bessere Kontrolle haben», sagt Maria de Lurdes da Costa Santos.

Vorteile von ePost für Geschäftskunden

• Automatisierter Versand: Papier oder digital, je nach Kundenwunsch
• Optimierte Adresspflege: Vermeidung von Verzögerungen durch fehlerhafte Adressen
• Zeitersparnis: Mehr Fokus auf Kundenanliegen und andere wichtige Aufgaben
• Effizienzsteigerung: Reduzierung von Lagerbedarf und einfache Handhabung
• Zuverlässiger Support: Schnelle und freundliche Hilfe bei Problemen

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Durch die Zusammenarbeit mit ePost hat Heineken nicht nur den Rechnungsversand optimiert, sondern auch den Digitalisierungsprozess im Unternehmen vorangetrieben. «Früher verursachten falsch adressierte Papierrechnungen viel Zeitverlust und aufwändige Nachforschungen», berichtet Maria de Lurdes da Costa Santos. Heute erkennt und meldet die ePost-Software unvollständige oder unbekannte Anschriften noch vor dem Versand: «Das ist super für uns. Jetzt sind unsere Adressdaten immer auf dem neusten Stand.»

Die Zeitersparnis, die sich durch diese Optimierung ergibt, wird sinnvoll genutzt. «Wir haben jetzt viel mehr Zeit, um Korrekturwünschen oder dem Bankabgleich nachzugehen. Auch das Mahnwesen ist einfacher geworden, weil wir dafür mehr Zeit einsetzen können», betont sie.

Fazit: Ein einfaches Upgrade 

Für Geschäftskunden, die ihre eigenen Versandprozesse optimieren möchten, bietet die Lösung von ePost eine attraktive Option. In diesem Artikel haben wir für Sie alle weiteren Funktionen zusammengefasst, die ePost für den Geschäftsalltag bietet. Heineken Schweiz hat durch die Partnerschaft mit ePost nicht nur den gesamten Prozess des Rechnungsversands verbessert, sondern auch Platz in ihren Räumlichkeiten eingespart. Informieren Sie sich hier, wie ePost auch Ihre eigenen Versandprozesse optimieren kann. 

Info: Dieser Artikel ist in anderer Form zuerst in KMU_today erschienen.