ePost löst «Postwägeli» ab: Durch Digitalisierung zur effizienteren Gemeindeverwaltung

Die Digitalisierung ist nach wie vor ein zentrales Thema für viele Unternehmen und öffentliche Institutionen. Ein eindrückliches Beispiel, wie dies in der Praxis umgesetzt wird, zeigt die Gemeinde Binningen. Hier ermöglicht ePost einen effizienteren Verwaltungsalltag und einen orts- und zeitunabhängigen Kontakt zwischen Bevölkerung und Gemeinde.

In Binningen (BL) gehörte es bisher zum Alltag, dass zwei Mitarbeitende der Gemeindeverwaltung jeden Morgen mit einem «Postwägeli» (Handwagen) die Post abholten. Diese musste dann sortiert, geöffnet, gestempelt und an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet werden. Ein zeitintensiver Prozess, der durch den Einsatz von ePost grundlegend verändert wird.

Von Papierpost zur digitalen Effizienz

Mit der Einführung der ePost-Plattform werden nun sämtliche eingehende Papierdokumente in einem sicheren Scanzentrum digitalisiert. Die automatisierte Software erkennt sofort, welche Abteilung der Empfänger ist, und leitet die Dokumente in das entsprechende digitale Postfach weiter. Dieser modernisierte Prozess spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch eine durchgängige Digitalisierung der gesamten Korrespondenz.

Mitarbeitende und Bürger:innen profitieren gleichermassen

Für die Binninger Verwaltung bietet ePost eine flexible Lösung: Dokumente können sowohl digital als auch auf Papier versandt werden, ganz nach den Vorlieben der Bürgerinnen und Bürger. Der digitale Empfang wird automatisch erkannt und nur wenn erforderlich, werden Dokumente klassisch ausgedruckt und postalisch verschickt. Dies bringt nicht nur Transparenz, sondern auch eine enorme Zeitersparnis und Flexibilität im Arbeitsalltag der Verwaltung.

Sicher und vertraulich

Die Anforderungen an den Datenschutz und die Vertraulichkeit sind im öffentlichen Sektor besonders hoch. In Binningen entschied man sich deshalb bewusst für die Schweizerische Post als Partner. «Die Schweizerische Post garantiert die Einhaltung des Briefgeheimnisses, und zwar auf Papier wie auch digital. Das war für uns als öffentlich-rechtliche Institution eine zwingende Rahmenbedingung und in der Kommunikation mit der Bevölkerung eine enorme Erleichterung», sagt Christian Häfelfinger, Verwaltungsleiter der Gemeindeverwaltung Binningen.

Gemeinde Binningen

• Einwohner:innen: 15'781
  
  
• Genutzte ePost-Dienstleistungen:
   
  • Scanning Service (digitaler Posteingang)
    
    
  • OutputService (automatische Triage Papierpost/digitale Post)
    
    
  • SmartSalary (digitaler Lohnausweis)

Die Digitalisierung der Post ist für die Gemeinde Binningen nur der erste Schritt auf dem Weg zu einem umfassenden, digitalen Bürgerportal. Ziel ist es, den Kontakt zwischen Bürgerinnen, Bürgern und der Verwaltung so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten. Die Mitarbeitenden profitieren von schnelleren Abläufen und können dank digitaler Signaturen und Dokumente auch ortsunabhängig arbeiten. Ein innovativer Ansatz, der auch für andere Institutionen sowie Unternehmen aus der Privatwirtschaft interessant sein dürfte. In diesem Artikel haben wir alle weiteren Funktionen von ePost aufgeführt, die Ihren Geschäftsalltag optimieren.

Fazit

Die Gemeinde Binningen macht es vor: Mit der ePost-Lösung optimiert sie ihre Verwaltungsprozesse, spart Zeit und erhöht die Zufriedenheit sowohl ihrer Mitarbeitenden als auch der Bürgerinnen und Bürger. Ein Modell, das auch für Ihr Unternehmen von Interesse sein könnte. Hier erfahren Sie mehr.