Digitale Archive: Der moderne Weg zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente

Die Aufbewahrung wichtiger Geschäftsunterlagen ist in jedem Unternehmen ein zentraler Aspekt. Nicht nur für die Rechtsicherheit, sondern auch für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen. In diesem Artikel zeigen wir, welche Dokumente in der Schweiz aufbewahrt werden müssen und wie digitale Archive dabei behilflich sein können. 

In der Schweiz musst du bestimmte Geschäftsdokumente für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren. Dazu gehören: 

• Geschäftsbücher, Konten und Journale 
• Lohnbuchhaltung 
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 
• Warenbestände und nicht fakturierte Dienstleistungen
• Interne und externe Buchungsbelege 
• Rechnungen 
• Geschäftskorrespondenzen 
• Verträge 

Diese Dokumente dürfen in digitaler Form archiviert werden. Eine Ausnahme ist die Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang), welche auch nach zehn Jahren noch in physischer Form und unterzeichnet vorhanden sein muss. 

Digitalisierung der Aufbewahrung – mit dem eArchiv von ePost 

Dank moderner technologischer Lösungen, wie dem eArchiv von ePost, kannst du der Aufbewahrungspflicht nun auch digital und gleichzeitig rechtskonform nachkommen. Dieses Dokumenten-Management-System (DMS) ist sicherer als eine herkömmliche Cloud-Lösung und erfüllt alle Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Mit dem digitalen Aktenschrank kannst du Platz, Kosten und Zeit sparen und gleichzeitig den Überblick über deine Geschäftsdokumente behalten. 

Sind digitale Archive sicher? 

Ja, sie sind sogar sicherer als herkömmliche Archive. Bei physischen Dokumenten besteht immer das Risiko von Diebstahl und Schäden durch Feuer oder Wasser. Auch Drucker können ein Sicherheitsrisiko darstellen, da sie oft nicht ausreichend gegen Hackerangriffe geschützt sind. Digitale Archive eliminieren diese Gefahren und bieten darüber hinaus zusätzliche Sicherheitsfunktionen. Hierzu gehören die Protokollierung aller Aktionen und die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Unterlagen. Ausserdem erfüllen sie sämtliche gesetzliche Anforderungen der GeBüV. 

Die Vorteile eines digitalen Archivs 

• Schneller Zugriff: Mit der Volltextsuche findest du benötigte Dokumente in Sekundenschnelle. 
• Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: Alle Aktionen im System werden protokolliert und sind dadurch nachvollziehbar. Die Unveränderbarkeit der Unterlagen wird mit einem Zeitstempel sichergestellt. 
• Individuelle Zugriffsrechte: Du kannst selbst bestimmen, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. 
• Rechtskonform: Digitale Archive erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen, inklusive der GeBüV. 

Die Aufbewahrungspflicht wichtiger Geschäftsunterlagen muss ernst genommen werden. Aber mit den richtigen digitalen Lösungen ist dieser Prozess weder komplex noch zeitaufwendig. Zudem bringt die Digitalisierung von Archiven auch Nachhaltigkeit ins Büro und leistet einen Beitrag zum Umweltschutz. Mit Blick auf die Zukunft ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, einschliesslich der Aufbewahrung von Dokumenten, nicht mehr wegzudenken.